| 会議とその目的 |
「会議」とは、「共通の目的を持った２人以上が、目的実現のためにお互いの意見を交換し合うこと」 と定義されます。
企業で行われている会議を目的で分類すると以下３つに分類されます。
① 情報を共有するための会議（連絡会議、進捗会議、報告会議など）
② あるテーマに基づいて賛成か反対か議論をするための会議
（ブレインストーミングなどで参加者が知恵を絞る会議）
③ 議論に基づいてテーマに対する決定を下すための会議
会議を行なうことの最終的な目的は、会議を通じてより良い結論を導き出し､より高い成果を上げることにありますが、精度の高い意思決定を行なうためにはまず 「トップの方針を現場第一線に浸透させる」､「現場で起こった出来事がトップの耳に届く」､「他部門の状況が常に伝達されている」 という情報共有の場が必要であり、会議のテーマに関して周囲への気兼ねなく自分の考えを表現できる議論の場が次に必要です。ですから、上に述べた会議の３分類はそれぞれが独立したものではなく、①から②、②から③ へと連続した流れである事が理解いただけると思います。そして、③で決定した事項が間違いなく遂行されているかどうかは､①の「情報共有の進捗状況会議によって確認される」 という流れになります。
| ｢時間の共有｣と｢場所の共有｣はコストがかかる |
企業の社内コミュニケーションの方法を、時間と場所を共有するかどうかで分類すると以下の４つに分けられます。
＜企業におけるコミュニケーションの類型＞
| 時間共有する(同時) | 時間共有しない(非同時) | |
| 場所を共有する | タイプ１ ・会議、朝礼 ・期初の経営方針発表 (経費が多くかかる) |
タイプ３ ・掲示板 ・壁紙への掲示 (経費はあまりかからない) |
| 場所を共有しない | タイプ２ ・テレビ電話会議 ・電話会議 （会議程経費はかからない） |
タイプ４ ・Fax、ボイスメール ・Ｅメール、ｸﾞﾙｰﾌﾟｳｪｱ (経費はあまりかからない) |
タイプ１は、「時間と場所を共有する会議」です。この種の会議は、大勢の人を集めて行われるため一番コストがかかります。各人のスケジュール調整が必要となるため、急な会議開催が難しいという欠点もあります。
| 情報共有会議の効率アップにはＥメール同報とボイスメールで |
情報共有のための会議は、基本的に時間と場所を共有せずに実施することが可能です。FAXによる文書の一斉同報、ボイスメールによるナマの声の一斉同報、Eメールやグループウェアによる活字データの一斉同報など、一斉同報ツールが普及してくると、情報共有会議を皆が集まって行なうことは、経費的には無駄が多いと考えます。FAX・ボイスメール・Ｅメールなど、報告や連絡の内容で、ツールの使い分けを行なうのが適当でしょう。
| 会議の効率アップとスピード化には｢テレビ会議｣ |
テーマを決めて議論をしたり会社や組織として意思決定をしたりする場面では、直接顔を合わせて会議を行なう事は大きなメリットがあります。重要なテーマに関する意思決定の場合、複数回会議を行なわないと結論に至らない事もあります。感情的な問題をクリアし、全参加者を同じ方向にむけさせる（ベクトル合わせ）場面は、直接顔を合わせて会議を行ない、それ以外の場面は、議論のスピードアップや会議コスト削減のためインターネットテレビ会議を利用する、など使い分けが必要です。
| インターネットテレビ会議は設備不要のＡＳＰが便利 |
これまで、テレビ会議は１セット数百万円もする専用設備を拠点数分購入（又はリース）しなければなりませんでした。しかし、ブロードバンドの普及というＩＴインフラが整備されたことにより状況は一変、１台５千円程度のＷＥＢカメラだけでインターネットテレビ会議が実現できる時代となりました。また、テレビ会議のソフトウェアとサーバー管理までＡＳＰで行う低コストのテレビ会議サービスが今後の主流となるでしょう。
| ＡＳＰ型テレビ会議「エブリネットミーティング」 |
エブリネットMeeting はインターネットを使ったテレビ会議システムです。インターネットが出来る環境（ADSL以上を推奨）とカメラとヘッドセットマイクがあれば、いつでもどこでもテレビ会議が出来るシステムです。テレビ会議なので、どんなに離れていても（海外でも）お互いに顔を見ながら、話をすることができます。
| エブリネットミーティングの機能 |
①最大８か所をインターネットでつないで、会議を行うことが可能です。
②ワード、エクセル、プレゼンテーションなどのデータを画面上で参加者全員が共有することが可能です。
③共有されたデータに書き込みできるホワイトボード機能を使えます。
④音声のメッセージに加え、文字で会話するチャット機能を使えます。
⑤同時に３人まで通話することが可能です。
| エブリネットミーティングの利用料金 |
登録事務手数料 １０，０００円
月の基本料 ３，０００円
ネット会議利用料 月２０，０００円（フリープラン１５時間まで）
月５０，０００円（フリープラン４０時間まで）
月８０，０００円（フリープラン５０時間まで）
| 導入のメリット |
①会議にかかる経費の節減
移動のための交通費、移動にかかる時間などを大幅に節減できます。
②コミュニケーションの向上
普段フェース・トゥ・フェースで顔を合わすことが出来ない方と話し合いが出来ますので、より親密なコミュニケーションが図れます。
③意思決定のスピード・アップ
会議の開催頻度を増やし、会議の進め方を工夫することで、会社の意思決定・意志伝達のスピードが格段に速くなります。
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